Yazılım Projelerini Etkileyen Faktörler

YAZILIM PROJELERİ YÖNETİMİNE, ÜLKENİN EKONOMİK VE KÜLTÜREL
ETKİLERİNİN İNCELENMESİ
ARZU BALOĞLU
GİRİŞ
Ülkelerin kültürel ve ekonomik altyapısı, uluslararası iş ortaklıklarının başarısında kritik bir özellik taşır.
Günümüzün ekonomisi artık tüm dünyada iş yapmayı öngörür. Ya müşteriler ya tedarikçiler ya da iş
ortakları dış kaynaklıdır ve kurumun gelişimi için uluslararası iletişime ihtiyaç duyulur. İlaç dünyasındaki
birleşmeler, bilişim sektöründeki şirket evlilikleri bunun örneklerindendir. Örneğin, bilişim sektöründe son
zamanlardaki en bilinen örnek Oracle ile Peoplesoft firmaları evliliğidir. Dünyanın veri tabanı pazarı lideri
Oracle firması, People şirketini satın alarak gücünü artırdı ve böylece pazardaki payını da yükseltmiş oldu.
Bu şirket evlilikleri (merging) uluslararası kültür ve ekonomilerin de entegrasyonunu beraberinde
getirmektedir. ABD’ de ise şirket evliliği olmasa bile, herhangi bir otel veya lokantada çeşitli uluslardan
çeşitli kültür ve ekonomik yapıdaki çalışanları görmek mümkündür.
Yazılım ürünleri, dünyanın çeşitli ülkelerinde geliştirilmiş olabilir. Hindistan, Rusya, Amerika veya
internet bağlantısı ile dünyanın herhangi bir ülkesinde kodlanmış, bir başka ülkede test edilmiş hatta diğerbir
ülkede prototip çalışılmış olabilir. Kullandığınız kişisel bilgisayar dünyanın dört bir yanında üretilse de daha
çok özellikleri ile ilgileniriz fakat bunun yanında, üretildiği ülke konusunda da seçici olabiliriz. Örneğin,
Sony ürünleri dünyanın birçok ülkesinde üretilmektedir. Fakat yine de Sony bir televizyon alırken üretildiği
ülke bizim için önemlidir. Örneğin; Kore’de üretilmiş ise satın alırken düşünürüz. Fakat Alman malı ise
kalitesi hakkında şüphemiz olmayabilir, hemen fiyat görüşmelerine geçebiliriz. Bunun nedenini ise, ülkelerin
ekonomik yapısı, kaynakları, teknolojisi ve gelişme hızı arasındaki farklılıklarda aramak gerekir. Ülkenin
ekonomik yapısının, kültürel farklılıklarının gerek sanayileşmesinde gerekse teknolojisinde çok önemli
etkileri vardır. Ülke ekonomisi istikrarsız ise bu öncelikle küçük ve orta ölçekli işletmeleri ve daha ziyade
teknoloji sektörünü etkiler.
Bilgisayar endüstrisinde yazılım projeleri yönetimi başlı başına bir konudur. Çok karmaşık bir süreçtir,
takım çalışması gerektirir, büyük bütçe gereklidir ve uzun, zorlu bir proje yönetimi konusudur. Yazılım
projeleri yönetimi standart işler ve yöntemler içermesine rağmen kültürel ve ekonomik nedenlerden ötürü
ülkeden ülkeden ülkeye, projeden projeye farklılık gösterir. Bazı ülke ve işletmelerde yazılım projeleri
tasarlandığı gibi yönetilir ve beklenen başarıya ulaşılır. Bazı ülke ve kurumlarda ise gerektiğinden çok uzun
sürer ve bütçeyi aşar. Bütün bunlar ise projeyi beklenen faydalara ulaşmaktan çok uzaklaştırır. Örneğin;
Unilever firması dünyaca tanınmış, uluslararası bir firmadır. Dünyadaki tüm Unilever fabrika ve ofislerinde
SAP denilen dünyanın lider yazılımı kullanılır. SAP yazılımı ise bir ERP (Enterprise Resource Planning)
ürünüdür. Bu yazılımlar entegre edildiği kurumun sahip olduğu tüm kaynakları aynı veritabınından planlayan
çok geniş çözümlerdir ve bir firmaya oldukça zor adapte edilirler. Kendilerine özel proje yönetimi sistemi
kullanılır. Unilever’in tüm ofislerinde de SAP kullanılır ve adapte edilen tüm ülkelerde aynı yöntem
kullanılmasına rağmen ülkenin kültürü ve ekonomik yapısı dolayısıyla farklı neticeler alınmıştır. Bu
makalede ise örnek vaka olarak dünyaca tanınmış yerli bir elektronik üreticimiz olan VESTEL elektronik ele
alınacaktır.
2. ÜLKELER BAZINDA FARKLILIKLAR
Uluslararası iletişim dünyasına bakıldığında her ülkenin ayrı ekonomik koşulları şemsiyesinin altında
aşağıdaki ayırt edici anlayışları da görmekteyiz;
2
 İnanışlar (beliefs)
 Değerler (values)
 Görüşler (attitudes)
 Davranışlar (behaviours)
İnanışlar, dünyanın varoluşu ve işlerin nasıl yürüdüğü ile ilgili temel varsayımlardır. Değerler ise hedefe
ulaşmak için yapmanız veya yönlenmeniz gereken kurallardır. Faktörlere gelince, özel durumlardaki belirli
yöntemlerin düşünülmesini sağlayan ve etkileyen değerlerdir. Davranışlar bir insan aksiyonudur.
İnsanlar, farklı kültür ve uluslardan bir araya gelip birbirleriyle iletişime girdiği zaman aralarında iletişim
sorunları ortaya çıkabilir. Öte yandan eğer farklı kültürlerin boyutları tanınırsa, diğerleriyle iletişimimizde
daha sağlıklı ve mantıklı olmamıza yardımcı olur. Önemli bir kültürel konu ise bireysellik ve toplumsallık
üzerinedir. Bazı ülkelerde bireysel bir kültür hakimdir ve tek başlarına yaşarlar, genellikle grup çalışmasına
yatkın değillerdir. Bazı ülke kültürlerinde ise grup çalışması hakimdir, birlikte hareket etmekten hoşlanırlar.
Aslında bunlar çoğunlukla hükümet politikasıdır. Örneğin Japonya’da grup üyeliği hakimdir. Her Japon bir
takım oyuncusu olarak iş görür ve şartlanır. Birlikte hareket etmek Japonların kültüründe vardır ve böylece
kendi kurumlarının ve ülkelerinin daha başarılı olacağını düşünürler. Oysaki Amerika kültürü daha farklıdır.
Bireysel başarı ve bireysel hedeflerin vurgulandığı bir sistem mevcuttur. Şirketin toplam başarısı için
çalışanlar arası bir rekabet yaratılır.
3. TÜRKİYEDE YAZILIM PROJELERİNE KÜLTÜR VE EKONOMİNİN ETKİSİ
Ülkemizde tam entegre yazılım projesi denildiğinde hele ERP (Enterprise Resource Planning) ile
ilgiliyse akla SAP (Systems, application and products) gelmektedir. SAP dünyanın lider ERP markasıdır.
Ülkemizin büyük şirketlerinin çoğunda mevcuttur, kobiler üzerinde ise pazarlama çalışmaları sürmektedir.
ERP veya SAP projeleri çok karmaşık, zor ve uzun vadeli işlerden biridir. Öncelikle çok kuvvetli bir
proje yönetimine ihtiyaç vardır. İyi bir finansman yapısı gerekir, kaliteli danışman kaynaklar olmalıdır ve
sorunlar veya riskler İyi bir liderlikle yönetilmelidir. Oysaki, ülkemizde büyük yazılım projeleri yönetiminde
ciddi teknik ve idari sorunlar çıkmakta ve oldukça zor bir stres yönetimi ile karşı karşıya kalınmaktadır.
Aslında dünyanın birçok yerindeki projelerde çeşitli sorunlar çıkmaktadır, fakat bizim ülkemiz kültürel ve
ekonomik açıdan çok hareketli bir özellik gösterdiğinden bizim projelerimiz biraz daha sorunlu
yürümektedir. Bunun nedenlerinden bir tanesi de, uluslararası şirketler kuruluş aşamasında milyonlarca
doları gözden çıkarıp profesyonel bir takım ile çalıştığından genellikle daha az sorun yaşarlar. Fakat orta ve
küçük ölçekli işletmelerde ise çok daha sancılı bir süreç yaşanır. Çünkü; bu işletmeler bir yandan projelerini
yetiştirmeye diğer yandan da günlük operasyonel işlerini de sürdürmeye çalışırlar. Proje ekibi olarak ayrı bir
takım kurmak pahalıya mal olduğundan proje genellikle mevcut personel tarafından kaynaklanır. İşte bu
görüşün ardından sorunlar çıkmaya başlar. Çünkü anlaşıldığı üzere proje bütçesi çok sınırlıdır. Kurum
sürekli olarak bir yandan kuruluşu süren yazılımı düşünmekle birlikte aslında günlük üretimini de
düşürmemeye çalışır. Açıkçası öncelikleri, daima günlük operasyonlarının tamamlanması lehinedir.
Ülkemizde ne yazık ki yazılım üretim veya adaptasyon projeleri beklenilen başarıda sonuçlanamıyor.
Yukarıdaki bölümlerde bahsedildiği gibi ana neden yazılım projelerinin karmaşık olması gibi ülkemizin ve
kurumların ekonomisi de başarıda büyük oranda etkili olmaktadır. Yazılım projelerindeki ana
problemlerimizden genel olarak bahsedilmesi gerekirse aşağıda gibi toparlanabilir:
 Üst Yönetimin Teknolojiye karşı desteksiz kalması
 Fonksiyonel bölümlerin projeye destek vermemesi
3
 Yetersiz ve eğitimsiz insan kaynağı kullanımı
 Finansal kısıtlar ve limitli bütçe
 Dar planlanmış proje zamanı
 Yetersiz eğitimler
 Metot eksikliği
 Zayıf proje yönetimi
 Yetersiz ve bilgisiz iş ortakları
 İstikrarsız ekonomi ve gelecek endişesi
 Doğru hazırlanmamış bütçe
 Sabırsız veya aceleci yönetici profili
 Sadık olmayan proje elemanı
 İyi tanımlanmamış proje misyonu, amaçları ve planı
 Doğru yazılım, doğru iş ortağı ve proje takımı seçimindeki yanlışlıklar
ERP Proje yönetimi güçlü proje yönetimi ister. Uyumlu bir proje takımı şarttır. Ülkemizdeki projelerde
her üyenin hedefinin projenin başarısı olması gerekirken kişisel başarıyı ön plana çıkarıcı yönetimler
başarısız olmaktadır. Kişisel başarı peşinde koşmak projelere faydadan çok zarar getirmekte, proje beklenen
başarıya ulaşamamaktadır. Bizim insanımızın yapısında aslında liderlik ruhu vardır ve başkasının yönetimini
içtenlikle kabul edemez. Serbest olmak ve istediğini yapmak ister. Disiplini kabul eden ve uygulayan bir
yapımızın olmaması proje yönetimlerini elbette olumsuz yönde etkilemektedir. Nihayetinde yazılım projeleri
uyumluluk ve sıkı disiplin gerektirir. Aksi takdirde proje lideri ekibine beklenen işlemleri zamanında
yaptıramaz. Zamanında yapılmayan işler bekledikçe projeyi başarısızlığa götürür. İşte yine burada çok İyi bir
proje liderinden ihtiyaç olan uyumu ve disiplini sağlaması ve gereken koşulları hazırlaması beklenir. Aynı
hedefe doğru hareket etmek ve beklenen işleri birbiriyle uyumlu olarak tamamlatmak proje liderinin temel
sorumlulukları arasındandır.
Bunun yanında bize ait özellikler olan duygusallık, fazla hoşgörü, esneklik, idare etme ve dostluk gibi
faktörler de proje yönetimini etkiler. Aslında her projede yeteri kadar hoşgörü, esneklik ve proje dostluğu
başarıya katkıda bulunur. Fakat bunun dozu aşıldığında, proje işlemleri aksayabilir ve bu da teslim tarihini ve
proje kalitesini etkileyebilir. Bu yüzden bizim projelerimizde bize özgü bu özelliklerin aşırı kullanılarak
projeyi etkilemesini önlemek adına işinin ehli İyi bir ekibe ihtiyaç olacaktır.
Bunun yanında, SAP kuruluşlarında proje ekibi ve proje yöneticileri her işten sorumlu olmakla birlikte
onlara gerekli yetki verilmez. Yetkisiz olan proje lideri ise görevini tam olarak yerine getiremez, ayrıca
motivasyonu da düşer. SAP projelerinde proje yöneticileri yetki ve sorumluluk sahibi olmalıdır. Yine bizim
projelerimizde liderleri tam yetki verilememesinden ötürü de sorunlar yaşanır. Bunun en temel sebebi proje
sponsorunun proje yöneticisine güven sorunu olabildiği gibi, gereksiz olabileceğini de düşünür. Çünkü hala
ülkemizde bu tip yazılım projeleri tam anlamıyla anlaşılmamış olabilir. Teknoloji projelerini işverene veya
proje sponsoruna anlatmak bazen çok zor olmaktadır. Hala içlerinde inanmayanlar olduğu gibi anlamak
istemeyenler de vardır. Hatta teknolojiden nefret edenler bile çıkacaktır.
Türkiye’de karar vericiler, lisanslı ürünü satın alıp, para ödeyebilirler öte yandan proje yönetiminin ücretli
olduğunu anlamak istemezler. Örneğin, danışmanlık ve eğitim hizmetleri ülkemizde zor ikna edilen
hizmetlerdir. Yurtdışındaki projelerde bir yazılımın lisans ücreti ile danışmanlık ve eğitim ücretinin değeri
bire bir gelmektedir. Oysaki ülkemizde bu hizmetler için ekstra para ödenmesi kolay kabul edilmemektedir
çünkü daha öncesinde böyle bir uygulama yoktu. Eğitim ve proje işleri yazılım fiyatının içine dahil edilirdi.
Fakat fiyatlar büyüdüğünde ve proje yönetiminin önemi arttığından beri bu hizmetlerin bedeli ayrıca teklif
edilmeye başlandı. Burada yazılım tedarikçilerinin de çok önemi vardır, aslında ürünlerin satışı esnasında
4
proje yönetiminin önemini daha çok vurgulamaları gerekir, ayrıca fiyatlanmasının nedenlerini çok İyi izah
etmelerine gerek vardır. Hele eğitim hizmetinin yazılımın başarılı yönetiminde önemi tartışılmaz bir
gerçektir. Gereken eğitimin tam anlamıyla ekip tarafından alınması gerek şarttır. Fakat burada eğitimin ticari
olmayıp, tatmin edici kalitede olması ve proje ekibinin de tam zamanlı katılımı gerekir.
Bir başka kritik faktör ise, projelerimizde kuvvetli bir metodoloji uygulanmamaktadır. Projenin başında
bir metot öngörülmesine rağmen genellikle zaman kısa tutulması dolayısıyla bu yöntemler tam manasıyla
uygulanamaz. Türkiye’de projelerde zaman darlığı yaygın bir meseledir. Müşteriler özellikle standart vaktin
daha altında tamamlanmasını arzu eder ve bu konuda pazarlık yapar, oysaki bu konuda pazarlık yapacak bir
durum olmaması gerekir. Standart işleri dolayısıyla zaten belirli bir süre alan proje, daha hızlı yapılması
gerektiğinde elbette bazı noktalar eksik kalacaktır. Tam olarak yapılmayan işler ise doğal olarak proje
kalitesinde kendini gösterecektir. Kısacası, bizim yazılım projelerimizdeki acelecilik, uygulama metodunun
tam kullanılamaması, sabırsızlık, proje yönetimi standartlarına ters düşmektedir. Bizim ülkemizde olduğu
gibi, daha kısa zaman olması adına yapılan müşteri satıcı pazarlığı çok mantıklı değildir.
Projelerimizdeki diğer bir ayırt edici özellik ise insan kaynağı kullanımı ile ilgilidir. Proje kaynakları
genellikle operasyonel çalışan yönetici ve elemanlardan seçilir. Ve bu proje üyeleri aynı zamanda kendi
günlük işlerini de yaparlar. Bir taraftan kendi işleri diğer taraftan proje işlerini yürütmeye çalışırken
zorlanmaları ve performans kayıpları doğaldır. Proje elemanlarının vaktinin yüzde yüz projeye vermesi
beklenirken ortalama olarak iş vakitlerinin en fazla, yarısı projeye ayrılabilir. Hatta çoğu projelerde çok daha
azı bile mümkündür. Bunun nedeni proje sponsorunun büyük bir bütçe ayıramaması ile ilgilidir. Bizim
projelerimizde bütçe her zaman çok dardır ve plandan daha düşük maliyetle gerçekleşmesi başarılı proje
anlamına gelir. Bu özellik, belki dünyanın birçok ülkesinde vardır fakat bizim projelerimizde daha çok
kendini gösterir. Çünkü ülkenin ekonomik istikrarsızlığı, şirketlerin zayıf finansman yönetimi nedeniyle satın
alma bütçeleri genellikle dar hazırlanır.
Ülkenin ve şirketin ekonomisi ise yazılım projeleri açısından belki de en önemli etkendir. Çünkü teknoloji
yatırımı büyük bir yatırımdır. Geleceğe dönüktür. Firmalar için bunun kararını vermek çok da kolay değildir.
Çünkü satın almayı yaptıklarında ortada fiziksel bir ürün yoktur. Aslında, müşteriler bir hayale ödeme
yapacaklardır. Bunu kabul etmek ve oldukça fazla bir yatırım yapmak kolay değildir. Hele bizim gibi
ülkelerde zamana bağlı ve sonucundan emin olamadığımız bir teknoloji yatırımı yaptırmak ve uygulamak
gerçekten çok zordur. Bir de ülkemizin değişken ekonomik koşulları, geçmişte yaşadığımız krizler de hesaba
katıldığında yeni bir teknoloji yatırımına karar vermesi kolay olmamaktadır. Ayrıca eğer ülke veya şirket
yeni bir kriz aşamasındaysa ilk iptal edilen projelerden birisi teknoloji projesi olmaktadır. Veya hemen
bütçeye kısıtlamalar getirilmektedir. Daralmış olan bütçe ile yapılan proje yönetimi ise tahmin edileceği
üzere beklenen başarıyı elde edememektedir.
Bunun dışında proje yönetimlerimizde ciddi bir motivasyon sorunu yaşanmaktadır. Hele SAP gibi uzun
süreçli olan ve çok stresli projelerde proje üyeleri oldukça zor günler geçirmektedir. Hem kendi günlük
işlerini yapmakta hem de proje çalışmasına katkıda bulunmaktan çok yorgun düşerler ve psikolojileri
bozulabilir. Veya işten ayrılmak isteyebilirler. Bu durum proje açısından istenen bir durum değildir. İşte yine
bu noktada proje yöneticisi proje boyunca İyi bir motivasyon programı uygulamalıdır. Bu proje aşamalarında
bir maaş ikramiye olabilir veya tatil olabilir, hatta ödüllendirme yöntemiyle ciddi para ödülü alabilir. Aslında
bizim projelerimizde eskiden bu konuya çok önem verilmezdi, fakat son zamanlarda proje kaynakları ile
başarının sağlanacağı tam olarak anlaşıldıktan sonra daha ciddi üzerinde durulmaya başlandı. Günümüz
projelerinde motivasyon unsuru genellikle para ödülü olmaktadır. Fakat burada, arada olumsuz rekabet
yaratmamaya ve takım uyumunu bozmamaya dikkat edilmelidir.
Bir başka faktör ise kuruluş öncesi yapılması gereken sistem analistliği çalışmasıdır. Uluslararası firmalar
kendi projelerinde ilk bölüm olarak iş analizi ve yeniden yapılanmayı ele alırlar. Bu süreç analizi ve tasarım
işi aslında kurumsal olan veya olmayan tüm firmalar için gereklidir. SAP metodunda da bu ilk sürecin
5
bulunmasına rağmen bizim ülkemizdeki projelerde bu bölüm genellikle geçiştirilir. Bu bölümün atlanması
veya tam anlamıyla yaşanmaması projenin diğer bölümlerinde kendini gösterir ve eksiklerin açığa
çıkmasıyla proje süresinin uzamasına sebep olur. Bu giriş bölümünün projeye dahil edilmemesinin temel
nedeni ise elbette hem finansal hem de insan kaynağı sıkıntılarından kaynaklanır.
Lokal pazarda uluslararası şirketler yazılım kuruluşlarında hazır şaplonlar (template) kullanır. Bunlar
küresel kültürün getirdiği kolaylıklardandır. Hazırlanmış ortak formlar ve tablolar birçok çalışma kültürünü
içerir ve dünyanın her tarafındaki şirketlere uyarlanabilen bir imkan verir. Böylece gruba ait herhangi bir
ülkedeki kuruluş çalışması diğerlerine göre daha az stresli tamamlanır. Çokuluslu şirketler birçok
bakımlardan daha fazla fırsatlara ve kolaylıklara sahiptir. Bu şaplonlar da sahip oldukları fırsatlardan biridir.
Ayrıca buna bir de ortak deneyim gücü eklendiğinde ERP veya SAP uygulamaları açısından daha şanslı
pozisyona geçmektedir.
Bu bölümün sonucu olarak yukarıdaki düşünce ve araştırmalar özetlenecek olursa, bizim projelerimizin
daha çok başarılı olması için aşağıdaki kültürel ve ekonomik ihtiyaçların gözden geçirilmesi gereklidir:
 Zayıf Stres Yönetimi
 Motivasyon Eksikliği
 Yetkisiz Ve Desteksiz Yönlendirme Komitesi
 Terminlerine Uyulmayan Proje Yönetimi
 Yeterli Olmayan Danışmanlar Ve İş Ortakları
 Iş Analiz Çalışmalarına Önem Verilmemesi
 Tedarikçi İle Yapılan Sözleşme Hataları
 İyi Hazırlanmamış Bakım Sözleşmesi
 Yetersiz Proje Raporları
 Yetersiz Bütçe Ve Masraf Kontrolleri
 Ülkenin Ekonomik Durumu Ve Yakın Dönem Beklentileri
 Yetersiz Fayda Maliyet Analizi
 Yapılmayan Risk Yönetimi
 Fazla Duygusal Proje Yönetimi
 Proje Üyesi Seçimindeki Hatalar
 Yazılım Seçim Hataları
 İyi Hazırlanmamış Proje Programı
 Tamgün Çalışamayan Proje Elemanları
 Firmanın her krizinde projenin durdurulması
 Bilgi paylaşımındaki yetersizlikler

Yazar: admin